Setiap Badan Kepegawaian dalam rangka tertib melakukan pengelolaan tata naskah kepegawaian harus berpedoman dengan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 18 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil. Tata Naskah yang dikelolah adalah Tata Naskah Kepegawaian yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik maupun image document, sehingga pengelolaan tata naskah kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dapat dilakukan secara efisien dan efektif, untuk menyusun dan memelihara Tata Naskah Kepegawaian yang tertib dan teratur diperlukan adanya prosedur kegiatan, dokumen kepegawaian yang lengkap dan akurat, dan pengelola tata naskah yang bekerja dengan tekun, teliti, dan terampil dalam bidang tugasnya.
Prosedur pengelolaan tata naskah kepegawaian meliputi pengelolaan tata naskah kepegawaian dalam bentuk dokumen fisik dan image document. didalam pengelolaan tata naskah dalam bentuk dokumen fisik maka jenis dokumen kepegawaian yang disimpan terdiri dari :
1. Kartu Pendaftaran Ulang PNS (KARDAF) Tahun 1974;
2. Data Kepegawaian Perorangan;
3. Nota Persetujuan/Penetapan NIP Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Pengangkatan sebagai Calon CPNS;
4. Surat Keputusan Pengangkatan Calon PNS sebagai realiasi dari Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh Pimpinan Instansi;
5. Surat Perintah Melaksanakan Tugas (SPMT);
6. Surat Tanda Tamat Lulus Pendidikan dan Pelatihan (STTPL);
7. Berita Acara Pengangkatan Sumpah/Janji PNS;
8. Surat Keputusan Pengangkatan Calon PNS menjadi PNS yang yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi;
9. Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Kenaikan Pangkat PNS berpangkat IV/b ke bawah dan Nota Pertimbangan Teknis Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Kenaikan Pangkat PNS berpangkat IV/c ke atas;
10. Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Mutas lain-lain;
11. Surat Keputusan Kenaikan Pangkat PNS sebagai Realisasi Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara dan Surat Keputusan Kenaikan Pangkat yang diterbitkan oleh Badan Kepegawaian Negara;
12. Surat Keputusan Mutasi lain-lain PNS sebagai Realisasi Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara;
13. Penetapan Angka Kredit (PAK);
14. Berita Acara Pelantikan dalam Jabatan;
15. Surat Keputusan Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian dalam dan dari Jabatan;
16. Surat Pernyataan Menduduki jabatan;
17. Surat Keputusan Pindah Wilayah Kerja;
18. Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Perpindahan Antar Instansi;
19. Surat Keputusan Pindah Antar Instansi sebagai Realisasi Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh pimpinan instansi;
20. Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Peninjauan Masa Kerja;
21. Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh Pimpinan Instansi;
22. Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Cuti di Luar Tanggungan Negara;
23. Surat Keputusan Cuti di luar Tanggungan Negara sebagai realisasi dari Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh Pimpinan Instansi;
24. Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Pengaktifan Kembali setelah menjalankan Cuti di Luar Tanggungan Negara;
25. Surat Keputusan Pengaktifan kembali setelah setelah menjalankan Cuti di Luar Tanggungan Negara;
26. Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara tentang Perbantuan pada Daerah Otonomi/Instansi lain;
27. Surat Keputusan Perbantuan kepada Daerah Otonom/Instansi lain sebagai realisasi dari Nota Persetujuan Kepala Badan Kepegawaian Negara yang diterbitkan oleh Pimpinan Instansi.
28. Surat Keputusan Penarikan dari Perbantuan;
29. Surat Keputusan Dipekerjakan pada Daerah Otonom/Instansi lain;
30. Surat Keputusan Penarikan dari Dipekerjakan;
31. Surat Keputusan Hukuman Disiplin;
32. Surat Keputusan Pengangkatan Kembali dari Pemberhentian sebagai Pejabat Negara;
33. Surat Keputusan Pembebasan dari Jabatan Organik;
34. Surat Keputusan Pemberhentian Sementara;
35. Surat Keputusan Pengaktifan Kembali dari Pemberhentian Sementara;
36. Laporan Pegawai yang hilang;
37. Laporan Kembalinya PNS yang hilang;
38. Surat Keputusan Pemberian Uang Tunggu;
39. Surat Keputusan Penggantian/Perubahan Nama;
40. Surat Keputusan Penetapan Tanggal Lahir;
41. Tanda Lulus Mengikuti Pendidikan Kedinasan;
42. Tanda Lulus Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan/Penatara/Kursus;
43. Surat Keputusan Tugas Belajar Pendidikan Umum;
44. Surat Tanda Lulus/Ijazah Pendidikan Umum;
45. Laporan Peningkatan Pendidikan;
46. Laporan Perkawinan Pertama/Kedua/ketiga/Perceraian;
47. Laporan Kelahiran/Kematian Anak;
48. Surat Keterangan Pengangkatan Anak;
49. Surat Izin untuk Melangsungkan Perceraian;
50. Laporan Kematian Suami/Isteri;
51. Surat Keputusan Tanda Kehormatan/Tanda Jasa;
52. Surat Keputusan Penyesuaian Gaji Pokok;
53. Surat Keputusan Penyesuaian Jabatan bagi PNS yang Menduduki Jabatan Fungsional Tertentu;
54. Surat Keputusan Pengangkatan PNS dalam Pangkat Lokal;
55. Hasil Pendataan Ulang PNS Juli 2003;
56. Surat Keputusan Konversi NIP;
57. Surat Keputusan Meninggal Dunia;
58. Surat Keputusan Pemberhentian;
59. Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Pengabdian; dan
60. Surat Keputusan Pensiun.
Selasa, 11 Mei 2021
Kasubbid Pengolahan Data dan Administrasi Kepegawaian
Syaifullah, S. Kom.